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ToDoリストの効率的な活用方法

日々のタスク管理に役立つToDoリストですが、いつの間にかその項目が自分のキャパシティを超えて増えてしまっていることはありませんか?人にはその日の時間や集中力の限界があります。今回は、それを超えてしまうことを避けるために役立つ“クローズ・リスト”に関するライフハックをご紹介します。

堀正岳

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目次

  1. ○クローズ・リストを意識してタスクを増やさない
     
    • クローズ・リストを意識してタスクを増やさない

      マーク・フォースター氏の“Do It Tomorrow”(邦題『仕事に追われない仕事術・マニャーナの法則 完全版』)に、クローズ・リストという考え方が登場します。
      この場合の「クローズ」とは、すでに締め切られた、もう受け付けないという意味です。ToDoリストの項目はいくらでも、その日の時間と集中力の限界を超えて増えてゆく可能性があります。それを避けるために「今日はここまで」という線引きをして、割り当てられたタスクだけを実行するのです。
      その後にやってきたタスクは「明日やること」というリストに加え、実行するまでに時間の余裕を与えます。そのかわり、クローズされているリストについては今日のうちに実行することが条件です。
      クローズ・リストは1日が進むにつれて確実にタスクが減りますので、頑張っても仕事が減らないという負担感から解放され、現実的な時間の管理をする助けになります。ここから先は「明日やる」という1本の線が、ToDoリストに時間管理、集中力の管理という側面を生み出すのです。
      どんなToDoリストでもクローズ・リストにすることは可能ですが、放っておけばどんどん「今日やる」タスクが増えがちになるはずです。そこで、1日にどれだけの数のタスクを無理なく実行できるのかを、ToDoリストの「完了させたタスク数」で測っておきます
      タスクの大小は多少ありますが、毎日10ほどのタスクをこなしていた人がいきなり明日から20できるということはありえません。毎日のクローズ・リストの量が把握できたら、そこに向かって削除できるものは削除し、期限を交渉するといった形で全体のバランスを意識することが可能になります。

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堀正岳

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