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作業リストをより効果的に活用するスケジュール管理術

スケジュールを細かく組み立てた! でも、その通りに進められない。気がつけばスケジュールなんて、あってもなくても変わらないくらい遅れてしまう。
スケジュール通りに進まなかったことが山積みになると、取り返しがつかなくなってしまうこともあります。
どうしたら予定を守れるようになる人になるのか。解決策をご紹介します。

後藤英俊

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目次

  1. ○スケジュール通りに進められない
  2. ○やるべきことの優先順位をつけられない
  3. ○余計な誘惑に気を取られてしまう
  4. ○予定を立てただけで満足してしまう
     
    • スケジュール通りに進められない

      スケジュールを細かく組み立てた! でも、その通りに進められない。気がつけばスケジュールなんて、あってもなくても変わらないくらい遅れてしまう。そんな人は、スケジュールを先送りにしてしまった事実を、どう受け止めているのでしょう。
      実際、スケジュールがひとつふたつ遅れてしまっても取り返しがつくものもあります。「これくらい大丈夫」と考えて、大して気にしない人も多いでしょう。でも、その失敗に慣れてしまってはいけません。「これくらい大丈夫」という甘い考えが当たり前になると、あとでこれまでに先送りにしてきた作業の山を、全部解決することになるのです。
      スケジュール通り進められるようになるには、意識を改善するしかありません。それには先送りしてしまったという事実を忘れないことです。
      先送りしたスケジュールを記録する
      スケジュールを先送りしてしまったときは、その事実をしっかりと記録しておきましょう。そして、作業がそれ以上増える前に、忘れずに解決するようにするのです。 先送りを繰り返す理由として「先送りした事実を自覚せず忘れてしまう」というものがあります。先送りした作業が山のように積もって、未来の自分を苦しめるという状況に慣れてはいけません。先送りした事実を常に意識するようにすれば、先送りぐせが治ります。

      すぐやる!

      先送りした事実をしっかり記録して作業が積み重なることに危機感を持つ

    • やるべきことの優先順位をつけられない

      やるべきことが多過ぎて、パニック状態に! こんなふうに、優先順位がうまく決められない人がいます。期限通りに終わらなかったり、人を待たせてしまったりすることが多い人です。
      そんなときは作業リストをチェックしてください。ここで注目するのは「今すぐやれないこと」。たとえば必要な道具や材料が揃わず、すぐには手をつけられないような作業です。それはすなわち「今すぐやる必要のないこと」なのです。
      あなたの作業リストは、じつは「今すぐやれないこと」であふれてはいませんか? それならば、一度リストから消してしまいましょう。リストが項目でいっぱいだというだけで焦りが生じ、パニックに陥ってしまうのです。
      本当に優先するべきことだけをリストアップする
      作業リストから「今すぐやれないこと」を除いたら、次は期限の差し迫ったものや人を待たせているものをリストの上位に入れましょう。残りは期限別に順序を決めましょう。今日やる必要のないことは下位で構いません。そして、残ったものを上から順番にこなしていけばいいのです。やるべきことを解決していくうちに、どんどん調子が出てくるものです。いつのまにか、一度リストから外した項目にも手が伸びていることでしょう。

      すぐやる!

      今すぐやる必要のないものは、リストから削除する

    • 余計な誘惑に気を取られてしまう

      勉強や仕事をしなければいけないときに限って、あとまわしにしてテレビをみてしまう。ダイエットのために運動しなければいけないのに、ついついおやつに手を伸ばしてしまう。このような誘惑に勝てないというあなたに、その理由がわかりますか?
      それは、あなたの手の届く範囲に誘惑の元となるものが転がっているからです。たとえば、撮りためていたテレビ番組の録画をみながら必要な作業をするつもりだったのに、再生したあとは録画の番組に夢中。録画は消化したものの、手元の作業は半分も終わっていない……。こんなケースでは、録画を再生してしまった時点でアウト!
      気持ちの切り替えには労力がかかるもの。それも「楽しいこと」から離れて「やらなければいけないこと」に向き合うとなればなおさらです。

      誘惑から離れて、それからやるべきことと向き合う
      最初から誘惑に近づかないのが一番の正解ですが、「ながら」ではじめてしまった場合はどうすればいいのか。まずは、「誘惑から離れる」ことに全力を尽くしましょう。
      「テレビを消す」「食べかけのおやつを冷蔵庫にしまう」というハードルを、まずは乗り越えること。そうやって精神的な興味を誘惑から遠ざけたら、改めてやるべきことに向かい合うのです。「ながら」で何かをするよりも、スムーズにできるはずです。

      すぐやる!

      とりあえず、誘惑から離れることに全力を尽くす

    • 予定を立てただけで満足してしまう

      予定を立てるという行為は、すばらしいことです。「今週中に部屋を掃除する」「来月から資格を取る勉強をする」など、やりたいことをリストアップして壁に貼ったりすると、なんだかやる気がみなぎってくる気がしますね。
      しかし「予定を立てた」という達成感で満足してしまい、実行に移せない人がいます。やりたいことを書いただけで何かをやり遂げたような気になるのは、その予定が「大きくまとまり過ぎている」からかもしれません。人間の脳は、あまりたくさんの情報を記憶できないとされています。そのため、細かく分解された情報を、脳内でひとつにまとめるのを好むのだそうです。たとえば「部屋を掃除する」という予定は、情報としては大きくまとまってはいるものの、逆に何から手をつければいいのかわかりにくいと思いませんか?
      予定は細かくバラバラにしてしまう
      どうしてもスタートできない予定は、一度バラバラに分解してみてはどうでしょう。たとえば、「部屋を掃除する」という予定の場合、「テーブルの上のものを元の場所に戻す」「たまっているゴミをまとめる」「テレビ画面のほこりを取る」といった具合に分解してみましょう。すると「部屋を掃除する」という、ちょっと大がかりにみえる予定も、ぐっと手をつけやすくなるのです。

      すぐやる!

       大きくまとまり過ぎた予定は、分解して処理しやすくする

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