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すべての文書で役に立つ手紙の書き方

仕事ではメールが主流ですが、あいさつや感謝の気持ち、お詫びなどの大切なことを伝える時は、手紙がおすすめ。目上の人にハガキはNG!一筆箋は、送付状として添える時に使用しましょう。
普段なかなか実践する機会のない手紙の書き方の基本をこの機会にご確認ください。

岩下宣子

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目次

  1. ○すべての文書で役に立つ 手紙の書き方
  2. ○今さら聞けない メールの基本
     
    • すべての文書で役に立つ 手紙の書き方

      仕事ではメールが主流ですが、あいさつや感謝の気持ち、お詫びなどの大切なことを伝える時は、手紙がおすすめ。目上の人にハガキはNG!一筆箋は、送付状として添える時に使用しましょう。

      NG よくやりがちな勘違い!

      名前の位置 相手の名前が行末、自分の名前が文頭はNG!

      追伸 目上の人には使用しません。
      人名や熟語 2行に分かれないように注意。

      Point! 頭語と結語の使い分け

        頭語 結語
      一般的な手紙 拝啓
       (一筆申し上げます) 
      敬具
      (かしこ)
      丁寧な手紙 謹啓
       (謹んで申し上げます) 
      謹白
      (かしこ)
      急用の手紙 急啓 (取り急ぎ申し
      上げます) 
      草々
      (かしこ)
      前文省略の手紙 前略
       (前略ごめんください) 
      草々
      (かしこ)
      返事を待たずに
      送る手紙
      再啓
       (重ねて申し上げます)
      敬具
      (かしこ)
      返信の手紙 拝復 (お手紙ありが
      とうございました) 
      敬具
      (かしこ)

      Point! 御中、様、殿の使い分け

      会社には御中、個人名には様を使います。殿は目上の人が目下に送る際に使うものなので注意。会社名と個人名がある場合は、様のみ使用。

         自社   相手の会社 
       口語   弊社 
      わたくしども
       御社 
       書面   弊社 
      わたくしども
       貴社 
    • 今さら聞けない メールの基本

      手軽に送ることができるメールですが、仕事で使うものはすべてビジネス文書です。相手に失礼のないように気をつけましょう。緊急の場合は、メールを送った後に電話をするのがマナーです。

      HTMLとテキスト形式

      文字の色が変えられるHTMLですが、文字化けして相手が見られなかったりウイルス感染の危険性もあったりするので、テキスト形式にして送りましょう。

      CCとBCC

      どちらも複数に同時送信できます。CC(カーボンコピー)は送り先のアドレスが全て表示され、BCC(ブラインドカーボンコピー)は、非表示に。

      添付ファイル

      容量に注意。相手がどの程度添付で受け取れるのか、確認が必要です。またファイル名はアルファベットの方が文字化けしません。

      読みやすい文章

      ・1行…30~35字

      ・ひと段落…5~6行

      ・全体…20行程度まで簡潔に読みやすく、段落で区切ってわかりやすく工夫しましょう。

      Point! 御社、貴社、弊社、当社

      書面の場合と口語の場合で使い分けがあります。使い方を確認しておきましょう。

大人のFashion&Manners style book

岩下宣子

東京書店

第1章 心をつかむ好感度アップのビジネスSTYLEより

人気イラストレーターmaegamimamiさんのイラストで伝えるファッションからみせるマナー本。 通勤服やTPO別のファッション、そしてビジネスマナーや美しい立ち居ふるまいまで即実践できるテクニックをイラストで紹介。また基本的な慶事と弔事の作法からテーブルマナーまで。女性なら身につけたいしぐさや着こなしを教える永久保存版がここに完成です。

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