社会人必見！ビジネスメールの書き方

相手との打合せや会議資料の共有など、ビジネスにメールは欠かせません。お互いの都合のよい時間に送受信ができるほか、日時や場所などの情報を記録に残せるというメリットがあります。また、同時に多人数に送ることができるＣＣやＢＣＣなどの機能は大変便利です。しかし、文字だけでのコミュニケーションツールなので、冷たく事務的に伝わってしまうこともあります。メールも、ビジネス文書の一つ。ビジネス上の付き合いだという意識を忘れないように。

簡潔に

　だらだらとした長文メールは読みにくいのでNG。どこが重要な部分なのかわからなくなる。

返信する

　メールが届いたら必ず返信を。すぐに回答できない内容であれば、その旨をひとまず返信し、時間をいただく了承を得る。

確認する

　一度送ったメールは取り消せない。送り先は正しいか、誤変換はないかなど、送信ボタンをクリックする前に再度確認する。

宛名

　敬称がつくように事前に登録しておく。

CCは必要な場合につける

　宛先人のほか、情報を共有しておきたい人がいるときはCCに入れる。

タイトル（件名）

　具体的な内容を記載。社名などを入れてわかりやすくするのもよい。

書き出し

　時候の挨拶は省略し、「お世話になっております」程度でOK。名乗ったあと、すぐに用件に入る。

本文

　1 行は30 文字程度が目安。横に長いと読みにくいので、スクロールしなくても読めるくらいに収める。

署名

　会社名、所属、自分の名前、連絡先など。フォーマットを作っておき、自動署名できるように設定しておくのがおすすめ。

CCとBCCをしっかり使い分ける

　CC は便利ですが、相手のアドレスが第三者にも伝わってしまうというデメリットがあります。その場合は、BCC を使うなどの配慮が必要です。

　早速のご返信、ありがとうございます。

　次回の打合せの日程についてご連絡いたします。

　詳細は以下の通りです。

　・日時：4 月10 日（月）

　・場所：△ × イベントスペース

　・検討事項

　　１）○○イベントにおける担当分担

　　２）イベント参加費について

　　３）発注業者選定

　ご都合に変更がありました場合は、ご連絡ください。

　何卒よろしくお願い申し上げます。

POINT

　メールの本文をダラダラと長く書くのはNG。言いたいことは簡潔にまとめよう！

　このたび、ぜひ○○様に企画について相談をいたしたく、

　ご連絡申し上げた次第でございます。

　お忙しいとは存じますが、

　ご都合をお知らせいただけると幸いでございます。

　何卒よろしくお願い申し上げます。

結びのフレーズいろいろ

●ご検討いただけますと幸いです

●お返事をお待ちしております

●ご不明な点などございましたら、お知らせくださいませ

・メールで添付ファイルなどを送る場合は、個人データや企業情報が流出しないよう、組織のルールを守って慎重に取り扱うことが大切。

・メールに添付ファイルをつけたときは、相手が見逃さないよう「添付ファイルをご確認ください」など、ひと言本文に入れておく。

・メールを読むのも数が多いと、件名を見て優先順位をつけるので、何のメールかタイトルでわかるようにする。

　NG　●お願い

　　　●打合せの件

　OK　●お見積り再送付のお願い

　　　●○月○日お打合せの件

・詳しく説明をしたいときなど細かいニュアンスを伝えたい場合は、電話や、実際に会って話をしたほうがよい場合もある。

・機種依存文字の使用は避けること。その文字だけでなく、メール全体が文字化けして読めなくなる場合もある。

　〈例〉丸つき文字 ①②③…

　　　　ローマ数字 I、II、III…

　　　　単位の文字 mm、cm、km…

　　　　記号など （株）（代）…

メールを送ってそのままにするのはNG！

　サーバーの不調で届いていなかったり、相手がメールに気づかないという場合もあるので、返事がないときは電話でメールを送った旨を伝えましょう。