電話の受け方と掛け方の基本｜社会人マナー

いかにコンピュータが幅を利かせてもビジネス社会のコミュニケーションは、まだまだ電話がメイン。そして、たとえ新入社員といえどもオフィスで電話に出るときは、会社の代表で電話に出るという意識が必要。電話に出た人の対応のまずさは即、会社の評価、つまりはイメージダウンにつながる。慎重に、そして失礼のないような言葉づかいで受け答えするようにしよう。

電話が掛かってきたら素早く取り、「はい、○○社です」「はい、○○社の××課です」「はい、○○部、誰々でございます」などと、こちらからはきはきと名乗る。電話の横にいつもメモを置き、用件は必ずメモを取ること。また、電話を切る前に復唱することも忘れずに。「電話はどうも苦手。誰かが取るだろう」なんて思って延々と呼び出し音を鳴らしておくようなことは避けよう。あなた自身の評価が下がってしまう！　電話は積極的に取り、常にはきはきと応対することが基本。

こちらから電話を掛けるときは受けるとき以上に神経を使いたいもの。なぜって電話は、相手が今、どんな状態にあるのか分からずに掛けるわけだ。だから相手があまり忙しそうだったら、改めて掛け直す配慮が必要な場合もあったりする。

かける前にまず、相手の電話番号を必ず確認すること。また用件を前もってメモしたり、必要なら資料などを用意しておくこと。自分から名乗り、「今、ご都合よろしいでしょうか」、「今、お話しさせていただいてよろしいですか」と相手の都合を聞く。また、誰もがそうだが、出社直後、退社直前の時間帯は忙しいもの。長引く打ち合わせの電話などは、その時間帯を避けるほうがベター。

また、たばこを吸いながら、お茶を飲みながらの電話は、何となく相手に分かってしまうものだ。「相手に見えないからいいや」などという考え方は最悪。対面会話でないからこそ、伝わってしまうこともある。気をつけるようにしたい。